Je mehr wir die digitale Technik nutzen und unser Leben darauf aufbauen, um so wichtiger wird es, auch über die Zeit nach dem Leben nachzudenken. Der materielle Nachlass sind meist Ordner und Kartons voller Akten, Fotos, Verträge und Erinnerungsstücke, die in Schränken oder Abstellkammern stehen. Der immaterielle Nachlass verteilt sich analog dazu meist über mehrere Geräte und verschiedene Webseiten im Internet. Da jedoch das Internet ein klitzekleines Stückchen größer ist als ein Haus, ist vor allem die große Frage: Wo befinden sich alles »digitale Zimmer voller Kartons«?

Daher ist der wichtigste Punkt für den Zugang zum digitalen Nachlass der Einstiegspunkt. Bei einer Wohnung ist es für die Angehörigen nicht allzu schwer, alle Räume abzusuchen. Aber mal eben so das Internet danach durchsuchen, wo der Verstorbene alles Daten abgelegt hat, geht nicht. Deshalb bedarf es einer Auflistung aller Stellen, die nach dem Tod geprüft und ggf. bereinigt werden müssen. Da die Geräte meist selbst schon gesichert sind, ist der beste Einstieg in die digitale Welt ein Zettel in den Papierakten, der die wichtigsten Passwörter enthält. Dieser muss auch regelmäßig erneuert werden, wenn sich Passwörter auf dieser Liste ändern.

Passwortverwaltung

Da diese Liste der Zugangsdaten sich recht häufig ändert, ist es sinnvoll, diese digital zu pflegen, sodass man sie (komplett oder nur den wichtigsten Teil) immer wieder leicht1 ausdrucken kann. Am besten eignet sich dazu eine Tabelle mit folgenden Angaben:

  1. jeglicher Mehraufwand ist eine Hürde und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass es nicht getan wird 

  • Gerät/Webseite/Programm: Name des Gerätes (Handy, Fernseher, Laptop, EC-Karte) oder die Adresse der Webseite (https://…) zur Anmeldung oder der Name des Programms (Bankprogramm, App)
  • Benutzername: falls notwendig der Benutzername für die Anmeldung
  • Passwort: PIN, Anmeldemuster, Passwort
  • Notizen:
    • E-Mail-Adresse, die man für das Konto hinterlegt hat; an diese werden häufig Bestätigungscodes für Änderungen am Konto (z. B. Kündigung) geschickt
    • Sicherheitsabfragen und die Antworten dazu (»Wie hieß ihr erstes Haustier?«, »In welcher Straße sind sie aufgewachsen?«)
    • sonstige Anmerkungen für den Eintrag

Eine einfache Tabelle genügt, aber wer es etwas komfortabler und sicherer möchte, dem sei zu einem Passwortmanager wie KeePassXC auf dem Laptop oder KeePassDX auf dem Handy geraten. Die meiste Arbeit bei solchen Programmen ist am Anfang die Einarbeitung. Aber wenn diese geschafft ist, erleichtern diese Programme wesentlich den Umgang mit den Anmeldedaten und führen damit auch zu einer größeren Sicherheit, weil es dann keine Herausforderung mehr ist, für jede Webseite ein eigenes, langes Passwort zu wählen.

Es gibt zwar in Browsern eingebaute Passwortspeicher, aber in denen lassen sich in der Regel nur Einträge mit einer Webseite anlegen. Ein Passwortspeicher von einem externen Dienstleister sollte auch nicht genutzt werden, da man sonst immer auf den Dienstleister angewiesen ist. Und selbst bei den großen Anbietern fällt immer mal der Dienst aus oder teilweise werden Dienste auch komplett abgeschaltet (z. B. Google+). Am besten ist ein Passworttresor, über den man vollständig die Kontrolle hat und der von mehreren Programmen gelesen werden kann.

Auf einem Zettel im Schrank müssen aber mindestens die Zugangsdaten für das Handy bzw. den Laptop und den Passworttresor stehen. Sollte der Rechner eine Festplattenverschlüsselung haben, so muss auch dieses Passwort auf die ausgedruckte Liste. Der beste Weg diese essenziellen Passwörter zu erkennen, ist mit einem Angehörigen die Probe aufs Exempel zu machen. Sollten sich hierbei Unklarheiten zeigen, kann man diese ebenfalls notieren und so den Zugang zur digitalen Welt erleichtern. Jeder sollte bedenken, dass der Nachlass in einer schwierigen Zeit angetreten wird, in der unter Umständen Handlungsdruck herrscht, weil bestimmte Informationen benötigt werden, und nicht noch zusätzlich ein Fachmann beauftragt werden soll.

Für einige Programme oder Webseiten kann es auch hilfreich seien, mit zwei, drei Stichpunkten Hinweise zur Bedienung zu geben, denn bei einigen Webseiten ist das Anmeldeformular gut versteckt oder die entscheidenden Knöpfe sind »hellgrau auf weißem Grund«. Ebenso ist es auch hilfreich die Standardpasswörter zu notieren, selbst wenn man sie nicht geändert hat; z. B. des Fernsehers oder des Kühlschranks.

Beispiele für Zugangsdaten

Die Liste der Zugangsdaten wird groß, aber jeder Eintrag ist wichtig. Bei mir umfasst sie bereits mehr als 200 Einträge und es kommen regelmäßig neue hinzu. Daher am besten heute mit ein paar Einträgen beginnen und die Liste regelmäßig erweitern, wenn man wieder einmal Anmeldedaten benutzt oder neue erstellt werden.

Einige Zugangsdaten benötigt man nur alle paar Jahre oder hat sie im Programm hinterlegt, sodass gar nicht auffällt, wenn man darauf zugreift. Deshalb ist hier eine Liste mit zum Teil recht besonderen Zugangsdaten, die als Anregung dafür, was noch wichtig seien könnte, dienen soll.

  • Anmeldemuster oder PIN für das Handy (auch bei der Gesichtserkennung oder dem Fingerabdruck gibt es eine PIN)
  • Benutzername und Passwort für den Laptop
  • BIOS-Passwort, Passwort für die Festplattenverschlüsselung
  • WLAN-/Internet-Router, WPA2-Schlüssel fürs WLAN
  • PIN der EC-Karte, Kreditkarte
  • PIN für die Kindersicherung des Fernsehers
  • PIN für die Konfiguration des Festnetztelefons, Druckers, Wetterstation, …
  • Zahlencode des Fahrradschlosses
  • Passwort für die Datensicherung
  • Passwort für alle PGP-, SSH-Schlüssel oder die Bitcoin-Wallet
  • Zugangsdaten bei:
    • Strom-, Telefonanbieter
    • E-Mailkonten inklusive der Sicherheitsabfragen
    • PIN für die Verifikation bei WhatsApp (sofern eingerichtet)

Dokumente, Fotos, … ordnen

Der zweite Schwerpunkt sind die vielen Daten. Hierfür hilft nur Ordnung und Disziplin. Auf dem Computer oder Handy sollte man sich verschiedene Ordner für die Datengruppen anlegen und darin Verzeichnisse pro Monat (Name: 2021-04) oder pro Jahr (Name: 2021). Mein Ansatz ist, immer erst einmal Jahresordner anzulegen und sollten diese zu unübersichtlich werden, auf Monatsordner umzustellen.

Innerhalb der Ordner vergebe ich dann Dateinamen, um grob erkennen zu können, was der Inhalt der Datei ist. Bei manchen Datenformaten wie Bildern oder Musikstücken kann man auch in den Metadaten weitere Informationen hinterlegen. So benenne ich Urlaubsbilder meist nur mit Urlaub-Ort-000.jpg und lege diese in einen Ordner mit dem Datum oder im Monatsordner. Meist kann man sich grob an das Jahr erinnern und dann sind die Monatsordner schnell durchsucht bzw. darin dann die Bilder. In die Exif-Daten der Bilder trage ich – wenn ich viel Langeweile habe – den Ort der Aufnahme und Angaben zum Inhalt (Personen, Veranstaltung oder Sehenswürdigkeiten) ein.1

  1. Für Linux kann ich sehr die Programme Geeqie und EasyTAG empfehlen. 

Einige Daten sind nach Ablauf des Jahres nicht mehr so wichtig und müssen nur noch archiviert werden. Daher verwende ich als Hauptstruktur die Ordner Bank, Dokumente, Post, Sonstiges und einen Ordner Archiv, in den ich zu Beginn jeden Jahres die Ordner mit der Jahreskennung ablege und immer wieder mit einem leeren Hauptordner beginne.

Für Bilder, Filme, Akten und Projekte verwende ich Hauptordner und lege darin nur entsprechende Unterordner an. Wenn dann Projekte abgeschlossen sind oder Akten nicht mehr benötigt werden, verschiebe ich die Unterordner in den entsprechenden Ordner in Archiv.

Alle Dateien, für die es keinen besonderen Ordner gibt, lege ich im Ordner Sonstiges ab. Sollte sich mit der Zeit zeigen, dass dieser zu voll und unübersichtlich wird, gliedere ich einen passenden Teil der Dateien aus. In dem Haufen lässt sich meist besser erkennen, wofür sich ein gemeinsamer Ordner lohnt – dieses vorauszuahnen ist meist schwer. Am Ende ergibt sich dann eine Struktur wie diese:

  • Akten: Verträge, Urkunden, Zertifikate, Ausweise
  • Bank: Kontoauszüge
  • Bilder
    • 2020-01, 2020-02, 2020-03, … mit den jeweiligen Dateien
  • Dokumente: selbstverfasste Dokumente wie Rezepte, Briefe u. s. w.
  • Filme, Hörbücher oder Musik
    • A, B, C, … mit den jeweiligen Interpreten und Titeln
  • Post: Posteingänge wie Rechnungen und Briefe
  • Projekte
    • Ordner mit den jeweiligen Projektnamen
  • Sonstiges für alles, was irgendwo anders keinen Platz hat
  • Archiv
    • Akten
    • Bank mit den Jahresordnern 2018, 2019, 2020, …
    • Dokumente mit den Jahresordnern 2018, 2019, 2020, …
    • Post mit den Jahresordnern 2018, 2019, 2020, …
    • Projekte mit den Projektordnern
    • Sonstiges

Da niemand mit einem leeren Datenbestand starten wird, steht man leider vor einen großen Haufen unsortierter Daten. Ich habe mir vor Jahren damit keine Mühe gemacht und einfach alles in Altlast im Archiv-Ordner abgelegt. Alles, was ich irgendwann einmal benötigt habe, habe ich dort herausgeholt und entsprechend einsortiert, aber vieles liegt auch noch dort. Entscheidend ist, dass die Altlast nicht zur gedanklichen Blockade für die neue Ordnung wird und man glaubt, alles Alte sortieren zu müssen. Mit den Jahren schwindet die Bedeutung dieser Altlast immer mehr und man kann sie getrost ignorieren.

Aufräumen

Ähnlich wie bei den Papierakten sind auch die digitalen Daten irgendwann nicht mehr notwendig. Auf einem Computer ist der Platz zwar wesentlich ergiebiger und die Daten stören bei einer guten Ordnung nicht, aber Beitragszahlungen für Versicherungen, gekündigte Verträge oder Kontoauszüge können auch nach einigen Jahren gelöscht werden.

Wer seine Papierakten aufräumt und aussortiert, kann Papiere, die »vielleicht noch irgendwie wichtig seien könnten«, einscannen oder ein Foto mit dem Handy aufnehmen und sie in den entsprechenden Ordner speichern. Auf diese Weise habe ich auch über die Jahre hin Akten wie die Geburtsurkunde, Führerschein, Bonusheft, Verträge u. s. w. digital erfasst.

Datensicherung

Je mehr die Datensammlung wächst, desto wichtiger wird sie bzw. umso größer wäre ein Verlust. Aber genauso wie ein Blatt Papier oder ein Fotoalbum von einer umgekippten Vase ruiniert werden kann, genauso können auch die digitalen Daten zerstört werden – gegenwärtig sind eine besondere Bedrohung Viren, die alle Daten verschlüsseln und dann versuchen, ein Lösegeld zu erpressen; Ransomware genannt. Daher sollte jeder in einen USB-Stick oder eine externe Festplatte investieren und regelmäßig seine Daten darauf sichern, sodass er im Problemfall auf diese Kopie der Daten zurückgreifen kann.

Auch ein Cloud-Speicher ist eine Möglichkeit, aber hierbei sollte man auf eine Verschlüsselung achten, denn es sind sehr viele sensible Daten (Kontoauszüge, Gesundheitsunterlagen, Privatbilder) dabei, die nicht beim nächsten Hack im Internet angeboten werden sollten. Eine externe Festplatte ist die bessere Wahl.